Karyawan Resign? Ini Checklist HR dari Pengunduran Diri hingga Offboarding

Karyawan resign bukan hanya berarti perusahaan kehilangan satu orang. Setelah surat pengunduran diri diterima, masih ada serangkaian pekerjaan yang perlu diselesaikan HR, mulai dari memastikan proses pengunduran diri sesuai ketentuan, menghitung hak karyawan, melakukan serah terima pekerjaan, mengurus payroll terakhir, sampai menonaktifkan akses dan menyelesaikan offboarding.

Jika proses tersebut dilakukan tanpa alur yang jelas, hal-hal kecil dapat terlewat. Dokumen belum lengkap, pekerjaan belum diserahterimakan, aset perusahaan belum dikembalikan, atau data payroll belum diperbarui. Dalam skala perusahaan yang lebih besar, proses manual juga dapat membuat HR kesulitan memastikan setiap karyawan yang resign melewati tahapan yang sama.

Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan checklist karyawan resign yang jelas dan mudah diikuti.

Artikel ini membahas apa yang perlu dilakukan HR sejak menerima pengunduran diri sampai karyawan benar-benar menyelesaikan masa kerjanya.

Apa yang Harus Dilakukan HR Saat Karyawan Resign?

Secara sederhana, prosesnya dapat dibagi menjadi beberapa tahap:

Pengunduran diri → verifikasi → masa pemberitahuan → handover → exit interview → penyelesaian hak dan payroll → clearance → penonaktifan akses → offboarding → analisis data.

Urutan detailnya dapat berbeda sesuai kebijakan perusahaan dan kondisi hubungan kerja, tetapi kerangka tersebut membantu HR memastikan tidak ada proses penting yang terlewat.

Berikut penjelasan setiap tahapnya.

1. Terima dan Periksa Surat Pengunduran Diri

Langkah pertama adalah menerima pengajuan resign karyawan secara resmi.

HR perlu memeriksa setidaknya:

• Identitas karyawan
• Jabatan dan departemen
• Tanggal pengajuan
• Tanggal terakhir bekerja yang diajukan
• Alasan pengunduran diri jika dicantumkan
• Ketentuan notice period yang berlaku
• Status hubungan kerja
• Dokumen atau persetujuan yang dibutuhkan perusahaan

Sebaiknya tidak langsung langsung mengubah status karyawan menjadi “resigned” hanya berdasarkan percakapan informal. HR perlu memastikan terdapat dokumentasi resmi agar proses berikutnya memiliki dasar yang jelas.

Apakah karyawan harus memberikan notice period?

Untuk pengunduran diri atas kemauan sendiri, Pasal 81 angka 45 UU Cipta Kerja (sebelumnya terdapat di Pasal 154A ayat 1 huruf i UU Ketenagakerjaan) mengatur beberapa persyaratan, termasuk pengajuan permohonan pengunduran diri secara tertulis paling lambat 30 hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri, tidak terikat dalam ikatan dinas, serta tetap menjalankan kewajibannya sampai tanggal mulai pengunduran diri. 

Namun, HR tetap perlu melihat ketentuan yang berlaku pada hubungan kerja dan dokumen ketenagakerjaan perusahaan. Jangan menggunakan satu contoh kasus untuk menyimpulkan semua kondisi resign sama.

2. Tentukan dan Dokumentasikan Last Working Day

Setelah pengajuan resign diterima dan diverifikasi, perusahaan perlu memastikan last working day atau tanggal terakhir karyawan bekerja.

Tanggal ini penting karena akan menjadi acuan untuk beberapa proses berikutnya, termasuk:

• Perhitungan payroll
• enyelesaian pekerjaan
• Serah terima
• Pengembalian aset
• Pencabutan akses
• Administrasi akhir karyawan

Pastikan tanggal yang digunakan konsisten di seluruh sistem dan dokumen. Mengapa demikian? Kesalahan sederhana seperti perbedaan tanggal antara data HR dan payroll dapat menimbulkan pekerjaan tambahan atau bahkan kesalahan administrasi.

3. Buat Checklist Serah Terima Pekerjaan

Salah satu bagian terpenting dalam proses resign adalah handover. Jangan hanya meminta karyawan yang akan keluar untuk menyerahkan pekerjaannya, tetapi pastikan membuat daftar yang jelas.

Contohnya:

Hal yang Diserahterimakan	Status
Daftar pekerjaan yang sedang berjalan	☐
Deadline pekerjaan	☐
File dan dokumen kerja	☐
Kontak pelanggan/vendor terkait	☐
Password atau akses yang memang diperbolehkan untuk dialihkan sesuai kebijakan keamanan	☐
Status proyek	☐
Kendala yang belum terselesaikan	☐
Penanggung jawab berikutnya	☐

Tujuannya bukan sekadar memastikan pekerjaan selesai, tetapi memindahkan knowledge yang dibutuhkan agar operasional tetap berjalan setelah karyawan pergi.

4. Lakukan Knowledge Transfer

Handover dan knowledge transfer bukan hal yang persis sama. Handover lebih berfokus pada pekerjaan dan tanggung jawab yang sedang berjalan, sedangkan knowledge transfer memastikan informasi penting yang selama ini hanya diketahui karyawan dapat dipahami oleh orang yang akan melanjutkan pekerjaannya.

Misalnya, seorang account manager resign. Tidak cukup hanya menyerahkan daftar pelanggan.

Perusahaan juga perlu memastikan informasi seperti status hubungan dengan pelanggan, proyek yang sedang berjalan, kendala, jadwal penting, dan pihak yang harus dihubungi sudah terdokumentasi.

Semakin strategis posisi tersebut, semakin penting proses knowledge transfer.

5. Jadwalkan Exit Interview

Exit interview memberikan kesempatan kepada perusahaan untuk memahami pengalaman karyawan sebelum mereka benar-benar meninggalkan organisasi.

Pertanyaan sebaiknya tidak berhenti pada:

“Mengapa Anda resign?”

HR dapat menggali lebih dalam dengan pertanyaan seperti:

• Apa alasan utama Anda memutuskan resign?
• Kapan Anda mulai mempertimbangkan untuk keluar?
• Apakah ada hal yang sebenarnya dapat membuat Anda bertahan?
• Bagaimana pengalaman Anda dengan atasan?
• Bagaimana beban kerja selama bekerja?
• Apakah pekerjaan sesuai dengan ekspektasi ketika pertama bergabung?
• Bagaimana pengalaman Anda terkait kompensasi dan benefit?
• Apa yang menurut Anda perlu diperbaiki perusahaan?
• Apakah Anda akan merekomendasikan perusahaan ini kepada orang lain?

Yang lebih penting, hasil exit interview jangan hanya disimpan sebagai dokumen.

Jika dalam beberapa bulan banyak karyawan dari satu departemen memberikan jawaban yang serupa, HR perlu melihatnya sebagai sinyal yang patut dianalisis.

6. Hitung Hak dan Kewajiban Karyawan

Tahap berikutnya berkaitan dengan penyelesaian administrasi dan hak karyawan. Komponen yang perlu diperiksa dapat berbeda berdasarkan status hubungan kerja dan kondisi masing-masing karyawan.

HR perlu memastikan data seperti:

• Gaji terakhir
• Komponen penghasilan yang relevan
• Sisa cuti jika perusahaan memiliki kebijakan terkait
• Lembur yang belum diselesaikan
• Bonus atau insentif jika memang memenuhi ketentuan
• Kompensasi atau hak lain sesuai kondisi hubungan kerja
• Potongan atau kewajiban yang masih harus diselesaikan

Bagian ini perlu dikerjakan dengan hati-hati karena hak karyawan resign tidak selalu sama untuk setiap kasus. Pastikan untuk tidak hanya menggunakan satu rumus untuk semua karyawan.

Untuk pembahasan lebih spesifik mengenai uang pisah dan ketentuan terkait karyawan yang mengundurkan diri, HR dapat merujuk pada artikel mengenai cara menghitung uang pisah karyawan resign.

7. Pastikan Payroll Terakhir Tidak Terlewat

Payroll merupakan salah satu bagian yang sangat penting dalam proses offboarding. HR dan payroll perlu memastikan status karyawan, tanggal terakhir bekerja, serta komponen penghasilan yang relevan sudah diperbarui.

Beberapa hal yang perlu diperiksa antara lain:

• Tanggal terakhir bekerja
• Gaji berdasarkan periode kerja
• Lembur
• Tunjangan
• Insentif
• Potongan
• Reimbursement yang masih berjalan
• Komponen lain sesuai kebijakan perusahaan
• Kewajiban administrasi terkait payroll dan pajak.

Tujuannya bukan hanya agar pembayaran tepat, tetapi juga agar data HR dan payroll tetap konsisten. Kesalahan data pada tahap ini dapat membuat karyawan harus menghubungi perusahaan kembali setelah masa kerja berakhir.

8. Lakukan Employee Clearance

Employee clearance merupakan proses pemeriksaan sebelum karyawan benar-benar keluar dari perusahaan.

Checklist dapat mencakup:

• Laptop atau komputer
• Kartu identitas
• Kunci
• Perangkat kerja
• Kendaraan atau fasilitas perusahaan
• Dokumen
• Kartu akses
• Aset lain yang dipinjamkan

Selain aset fisik, perusahaan juga perlu memeriksa kewajiban administratif yang masih terbuka. Setiap item harus memiliki status yang jelas sehingga HR dapat mengetahui apa yang sudah selesai dan apa yang masih harus ditindaklanjuti.

9. Nonaktifkan Akses Sistem pada Waktu yang Tepat

Ketika karyawan meninggalkan perusahaan, akses ke sistem perusahaan juga perlu dikelola.

Contohnya:

• Email perusahaan
• Aplikasi HR
• Sistem payroll
• VPN
• Aplikasi internal
• CRM
• Cloud storage
• Sistem operasional lainnya

Waktu penonaktifan harus disesuaikan dengan kebijakan keamanan perusahaan dan kebutuhan pekerjaan. Hindari melakukan penonaktifkan akses terlalu awal jika karyawan masih membutuhkan akses untuk menyelesaikan handover. Namun, jangan pula membiarkan akses aktif tanpa alasan setelah hubungan kerja berakhir. Itulah mengapa HR dan IT sebaiknya memiliki workflow yang jelas.

10. Selesaikan Dokumen dan Administrasi Offboarding

Setelah pekerjaan, payroll, aset, dan akses diselesaikan, HR perlu memastikan seluruh dokumentasi telah lengkap.

Checklist dapat mencakup:

☐ Surat pengunduran diri
☐ Persetujuan atau dokumentasi terkait
☐ Data last working day
☐ Exit interview
☐ Handover
☐ Clearance
☐ Pengembalian aset
☐ Penyelesaian payroll
☐ Dokumen akhir karyawan
☐ Penonaktifan akses
☐ Pembaruan status karyawan di sistem

Checklist sederhana seperti ini dapat mengurangi risiko ada tahapan yang terlupakan.

11. Jangan Berhenti Setelah Karyawan Resmi Keluar

Banyak perusahaan menganggap proses selesai ketika karyawan sudah tidak bekerja lagi. Padahal, bagi HR, ada satu pekerjaan penting yang baru dimulai, yaitu menganalisis data karyawan yang keluar.

Pertanyaan yang perlu dijawab antara lain:

• Berapa karyawan yang resign bulan ini?
• Departemen mana yang paling banyak kehilangan karyawan?
• Berapa lama rata-rata mereka bekerja?
• Apakah alasan resign memiliki pola?
• Apakah posisi tertentu lebih sering mengalami resign?
• Apakah turnover meningkat dibanding periode sebelumnya?
• Apakah ada korelasi dengan workload atau lembur?
• Apakah karyawan berkinerja tinggi juga banyak keluar?

Dengan begitu, proses offboarding tidak hanya menjadi administrasi. Data dari karyawan yang keluar dapat menjadi input untuk memperbaiki proses HR berikutnya.

Checklist Karyawan Resign yang Bisa Dipakai HR

Agar lebih praktis, berikut checklist ringkas yang dapat digunakan HR:

Saat menerima keputusan karyawan untuk resign:

• Terima pengajuan tertulis
• Verifikasi data karyawan
• Periksa ketentuan notice period
• Tentukan last working day
• Perbarui status dan dokumentasi

Sebelum hari terakhir karyawan bekerja:

• Buat rencana handover
• Dokumentasikan pekerjaan berjalan
• Lakukan knowledge transfer
• Jadwalkan exit interview
• Periksa aset perusahaan
• Periksa kewajiban administratif
• Siapkan proses payroll akhir

Pada hari terakhir karyawan resign bekerja:

• Pastikan handover selesai
• Pastikan aset telah dikembalikan
• Selesaikan clearance
• Pastikan dokumen lengkap
• Koordinasikan penonaktifan akses

Setelah karyawan keluar:

• Pastikan payroll dan administrasi selesai
• Perbarui data headcount
• Catat alasan resign
• Masukkan data ke analisis turnover
• Tentukan apakah posisi perlu segera diganti
• Evaluasi apakah ada pola yang perlu ditindaklanjuti

Apa Risiko Jika Proses Resign Masih Dilakukan Manual?

Semakin banyak karyawan yang dikelola, semakin banyak pula data yang harus diperbarui ketika seseorang resign.

Jika proses masih bergantung pada spreadsheet, email, formulir, dan chat yang terpisah, HR dapat menghadapi beberapa masalah:

• Data tidak sinkron: Status karyawan di HR belum berubah, tetapi payroll sudah menggunakan data berbeda.
• Checklist terlewat: Tidak ada sistem yang mengingatkan bahwa clearance atau pengembalian aset belum selesai.
• Approval lambat: Dokumen berpindah dari satu orang ke orang lain tanpa workflow yang jelas.
• Sulit melakukan analisis: Data karyawan keluar tersimpan dalam format berbeda sehingga sulit digunakan untuk melihat pola.
• Administrasi memakan waktu: HR harus berulang kali memasukkan data yang sama ke beberapa dokumen atau sistem.

Masalah tersebut mungkin tidak terasa ketika perusahaan masih kecil. Namun, seiring bertambahnya jumlah karyawan, proses manual dapat menjadi semakin sulit dikendalikan.

Bagaimana HRIS Membantu Proses Karyawan Resign?

HRIS dapat membantu perusahaan membuat proses resign lebih terstruktur karena data dan workflow HR dapat dikelola dalam satu sistem.

Dalam proses offboarding, misalnya, perusahaan dapat mengatur alur mulai dari pengajuan, approval, penyelesaian administrasi, hingga perubahan status karyawan sesuai kemampuan sistem dan kebijakan perusahaan.

Smart Salary menyediakan solusi HRIS yang membantu perusahaan mengelola berbagai proses employee lifecycle, termasuk onboarding, pengelolaan data karyawan, performance management, hingga resignasi. 

Manfaat utamanya bukan membuat karyawan berhenti resign, melainkan membantu HR mengelola proses secara lebih rapi dan mengurangi ketergantungan pada proses manual.

Dengan data yang lebih terstruktur, HR juga memiliki fondasi yang lebih baik untuk melakukan analisis setelah karyawan keluar.

Karyawan Resign Bukan Akhir dari Proses HR

Ketika seorang karyawan mengajukan resign, fokus HR seharusnya tidak hanya pada pertanyaan, “Siapa yang akan menggantikannya?”

Ada dua pekerjaan yang sama pentingnya.

Pertama, memastikan karyawan keluar dengan proses yang tertib. Pekerjaan harus diserahterimakan, hak dan administrasi diselesaikan, aset dikembalikan, serta akses ditutup sesuai prosedur.

Kedua, memahami apa yang dapat dipelajari perusahaan dari kepergian tersebut.

Jika satu orang resign karena alasan personal, perusahaan mungkin tidak memiliki masalah yang perlu diperbaiki. Tetapi jika karyawan dari departemen yang sama terus keluar dengan alasan yang serupa, perusahaan perlu melihat lebih dalam.

Apakah beban kerja terlalu tinggi? Apakah career path tidak jelas? Apakah ada persoalan leadership? Apakah kompensasi perlu dievaluasi? Atau justru proses recruitment dan onboarding yang tidak sesuai ekspektasi?

Di sinilah data menjadi penting. Dengan proses HR yang terstruktur, perusahaan tidak hanya dapat menyelesaikan administrasi ketika karyawan resign, tetapi juga mengubah data tersebut menjadi insight untuk memperbaiki pengalaman kerja karyawan berikutnya.

Karena proses resign yang baik bukan hanya tentang bagaimana seseorang keluar, tetapi juga tentang bagaimana perusahaan belajar setelah mereka pergi.

FAQ tentang Karyawan Resign dan Offboarding

1. Apa yang Harus Dilakukan HR Ketika Karyawan Resign?

HR perlu memverifikasi pengunduran diri, menentukan hari kerja terakhir, mengatur handover, melakukan exit interview, menyelesaikan hak dan payroll, melakukan clearance, menonaktifkan akses, serta memastikan seluruh dokumen dan data karyawan diperbarui.

2. Berapa Lama Notice Period Karyawan yang Resign?

Untuk pengunduran diri atas kemauan sendiri, Pasal 81 angka 45 UU Cipta Kerja (sebelumnya terdapat di Pasal 154A ayat 1 huruf i UU Ketenagakerjaan) mengatur pengajuan tertulis paling lambat 30 hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri, dengan persyaratan lain yang juga harus dipenuhi. Penerapannya tetap perlu disesuaikan dengan kondisi hubungan kerja dan dokumen ketenagakerjaan yang berlaku.

3. Apakah HR Wajib Melakukan Exit Interview?

Tidak semua perusahaan memiliki mekanisme exit interview yang sama. Namun, exit interview sangat berguna untuk mendapatkan feedback dari karyawan yang keluar dan menemukan pola masalah yang mungkin tidak terlihat dari data administratif.

4. Apa yang Dimaksud dengan Offboarding?

Offboarding adalah rangkaian proses yang dilakukan perusahaan ketika hubungan kerja dengan karyawan berakhir. Prosesnya dapat mencakup administrasi, handover, exit interview, penyelesaian hak, pengembalian aset, penonaktifan akses, dan pembaruan data karyawan.

5. Apakah Karyawan Resign Harus Langsung Diganti?

Tidak selalu. Perusahaan perlu menilai apakah posisi tersebut masih dibutuhkan, dapat diisi melalui internal mobility, pekerjaannya dapat didistribusikan, atau memang perlu dilakukan recruitment baru.

6. Apa Perbedaan Resign dan Turnover?

Resign mengacu pada pengunduran diri karyawan secara sukarela. Turnover mengacu pada pergantian tenaga kerja yang keluar dari organisasi, dengan definisi dan cakupan pengukuran yang dapat berbeda menurut kebijakan perusahaan.