Sering Keliru? Begini Cara Menghitung Lembur Sesuai Aturan

Mengelola jam kerja karyawan merupakan salah satu tanggung jawab penting bagi tim Human Resources (HR). Di antara berbagai aspek administrasi ketenagakerjaan, perhitungan lembur sering menjadi salah satu yang paling menantang. Kesalahan dalam menghitung upah lembur bukan hanya berpotensi menimbulkan keluhan dari karyawan, tetapi juga dapat memicu pelanggaran terhadap ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

Bagi perusahaan yang masih melakukan perhitungan secara manual, risiko kesalahan menjadi semakin besar, terutama ketika jumlah karyawan terus bertambah atau pola kerja mulai bervariasi, seperti sistem shift, hari libur, maupun jadwal kerja yang berbeda antar divisi.

Oleh karena itu, HR dan pimpinan perusahaan perlu memahami bagaimana aturan lembur di Indonesia, siapa saja yang berhak memperoleh upah lembur, serta bagaimana cara menghitungnya dengan benar agar perusahaan tetap patuh terhadap regulasi sekaligus menjaga kepercayaan karyawan.

Apa Itu Kerja Lembur?

Kerja lembur adalah waktu kerja yang dilakukan oleh karyawan melebihi jam kerja normal yang telah ditetapkan perusahaan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Secara umum, ketentuan jam kerja di Indonesia adalah:

• 7 jam per hari dan 40 jam per minggu untuk pola kerja 6 hari kerja.
• 8 jam per hari dan 40 jam per minggu untuk pola kerja 5 hari kerja.

Apabila karyawan bekerja melebihi ketentuan tersebut atas perintah atau persetujuan perusahaan, maka waktu tersebut termasuk sebagai kerja lembur dan pada prinsipnya wajib diberikan upah lembur sesuai peraturan yang berlaku.

Namun, tidak semua tambahan jam kerja secara otomatis dapat dikategorikan sebagai lembur. Pelaksanaannya harus memenuhi ketentuan yang telah diatur dalam regulasi ketenagakerjaan.

Peraturan Lembur di Indonesia

Pengaturan mengenai kerja lembur di Indonesia mengacu pada beberapa regulasi ketenagakerjaan yang saling melengkapi.

Salah satu aturan utama adalah Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan sebagaimana telah diubah melalui Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perppu Cipta Kerja menjadi Undang-Undang. Ketentuan teknis mengenai waktu kerja dan upah lembur kemudian diatur lebih rinci dalam Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021.

Berdasarkan ketentuan tersebut, terdapat beberapa prinsip penting yang perlu diperhatikan perusahaan.

Pertama, kerja lembur harus dilakukan berdasarkan perintah atau persetujuan dari pengusaha. Kedua, perusahaan wajib membayar upah lembur kepada pekerja yang memenuhi ketentuan. Ketiga, perusahaan juga berkewajiban memberikan waktu istirahat yang memadai serta menyediakan makanan dan minuman apabila kerja lembur dilakukan selama empat jam atau lebih secara terus-menerus sesuai ketentuan yang berlaku.

Siapa yang Berhak Mendapatkan Upah Lembur?

Pada dasarnya, pekerja yang melakukan kerja lembur atas perintah atau persetujuan perusahaan berhak memperoleh upah lembur.

Namun, terdapat pengecualian untuk jabatan tertentu yang memiliki tanggung jawab sebagai pemikir, perencana, pelaksana, atau pengendali jalannya perusahaan dan waktu kerjanya tidak dapat dibatasi menurut ketentuan peraturan perundang-undangan. Pengecualian ini harus memenuhi syarat sebagaimana diatur dalam regulasi dan biasanya dituangkan secara jelas dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

Karena itu, HR perlu memastikan status jabatan setiap karyawan sebelum menetapkan hak atas upah lembur.

Cara Menghitung Upah Lembur

Perhitungan upah lembur di Indonesia menggunakan rumus yang telah ditetapkan dalam peraturan pemerintah sehingga perusahaan tidak dapat menentukan perhitungan secara sembarangan.

Langkah pertama adalah menghitung upah per jam.

Rumusnya adalah:

Upah per jam = 1/173 × upah sebulan

Angka 173 digunakan sebagai dasar rata-rata jam kerja dalam satu bulan sesuai ketentuan pemerintah.

Sebagai contoh, apabila seorang karyawan menerima upah bulanan sebesar Rp6.920.000, maka:

Upah per jam = Rp6.920.000 ÷ 173 = Rp40.000

Nilai tersebut kemudian menjadi dasar dalam menghitung upah lembur.

Perhitungan Lembur pada Hari Kerja

Apabila lembur dilakukan pada hari kerja biasa, maka perhitungannya adalah sebagai berikut:

• Jam pertama lembur dibayar sebesar 1,5 kali upah per jam.
• Jam lembur berikutnya dibayar sebesar 2 kali upah per jam.

Sebagai ilustrasi, jika seorang karyawan dengan upah per jam Rp40.000 bekerja lembur selama tiga jam pada hari kerja, maka perhitungannya adalah:

• Jam pertama = 1,5 × Rp40.000 = Rp60.000
• Jam kedua = 2 × Rp40.000 = Rp80.000
• Jam ketiga = 2 × Rp40.000 = Rp80.000

Total upah lembur yang diterima adalah Rp220.000.

Perhitungan Lembur pada Hari Libur atau Hari Istirahat Mingguan

Perhitungan lembur pada hari libur resmi atau hari istirahat mingguan memiliki skema yang berbeda dan bergantung pada pola hari kerja perusahaan, apakah menerapkan lima hari kerja atau enam hari kerja.

Besaran pengali upah lembur pada hari libur lebih tinggi dibandingkan hari kerja biasa karena mempertimbangkan hak istirahat pekerja. Oleh sebab itu, HR perlu mengacu langsung pada ketentuan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 ketika melakukan perhitungan agar tidak terjadi kekeliruan, terutama apabila jumlah jam lembur cukup panjang.

Penggunaan rumus yang tepat sangat penting karena kesalahan kecil dalam pengali maupun jumlah jam kerja dapat menyebabkan selisih pembayaran yang signifikan.

Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Perhitungan Lembur

Masih banyak perusahaan yang melakukan kesalahan saat menghitung upah lembur, terutama jika prosesnya masih dilakukan menggunakan spreadsheet atau perhitungan manual.

Beberapa kesalahan yang paling sering ditemukan antara lain:

• Menggunakan dasar upah yang tidak sesuai ketentuan.
• Salah menentukan jumlah jam lembur.
• Tidak membedakan perhitungan hari kerja dan hari libur.
• Tidak memperbarui data ketika terjadi perubahan gaji.
• Tidak memiliki dokumentasi persetujuan lembur.
• Kesalahan input data akibat proses manual.

Kesalahan-kesalahan tersebut dapat berdampak pada ketidakakuratan pembayaran, meningkatnya beban administrasi HR, hingga potensi perselisihan dengan karyawan.

Mengapa HR Perlu Mengotomatisasi Perhitungan Lembur?

Seiring bertambahnya jumlah karyawan, kompleksitas pengelolaan lembur juga akan meningkat. HR tidak hanya harus memastikan keakuratan nominal pembayaran, tetapi juga menyelaraskan data kehadiran, jadwal kerja, payroll, serta kepatuhan terhadap regulasi.

Melakukan seluruh proses tersebut secara manual tentu memerlukan waktu yang tidak sedikit dan meningkatkan risiko human error.

Digitalisasi proses HR menjadi salah satu solusi untuk meningkatkan efisiensi sekaligus memastikan seluruh perhitungan dilakukan secara konsisten berdasarkan data yang valid.

Dengan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat mengurangi pekerjaan administratif berulang sehingga tim HR dapat lebih fokus pada pengembangan strategi sumber daya manusia.

Perhitungan lembur bukan sekadar aktivitas payroll, melainkan bagian dari kepatuhan perusahaan terhadap peraturan ketenagakerjaan dan bentuk penghargaan atas kontribusi karyawan. Oleh karena itu, setiap perusahaan perlu memiliki mekanisme perhitungan yang akurat, transparan, dan terdokumentasi dengan baik.

Jika perusahaan Anda masih menghitung lembur secara manual atau harus mencocokkan data absensi, spreadsheet, dan payroll satu per satu setiap akhir bulan, sudah saatnya beralih ke proses yang lebih efisien. Smart Salary membantu HR mengintegrasikan data kehadiran, penggajian, dan komponen lembur dalam satu sistem, sehingga perhitungan menjadi lebih cepat, akurat, serta selaras dengan ketentuan yang berlaku. 

Dengan begitu, tim HR dapat mengurangi risiko kesalahan perhitungan sekaligus menghemat waktu administrasi setiap periode penggajian.