Panduan Login Aplikasi Smart Salary Mobile: Absensi, Cuti, dan Slip Gaji

Smart Salary Mobile App adalah aplikasi yang memungkinkan karyawan melakukan absensi online, mengajukan cuti dan lembur, serta melihat slip gaji langsung dari ponsel. Panduan ini membahas cara memakainya, dari instalasi sampai pengajuan disetujui atasan.

Cara Mengunduh dan Menginstal

1. Cari Smart Salary di Google Play Store (Android) atau App Store (iPhone).
2. Tekan Instal dan tunggu proses unduhan selesai.
3. Buka aplikasi. Jika muncul permintaan izin, tekan Izinkan atau Setuju.

Aplikasi memerlukan izin kamera dan lokasi agar fitur absensi online berfungsi. Tanpa kedua izin tersebut, tombol absensi tidak dapat digunakan. Untuk detail cara pakai tiap menu setelah aplikasi terpasang, Anda bisa merujuk ke panduan lengkap aplikasi Smart Salary Mobile.

Jika aplikasi tidak ditemukan saat dicari, kemungkinan perusahaan Anda memakai versi on-premise yang aplikasinya dibagikan langsung oleh perusahaan. Panduan mengatasi kendala login menjelaskan perbedaannya.

Login Pertama Kali

1. Masukkan nomor telepon yang terdaftar di perusahaan Anda.
2. Masukkan kata sandi awal dari HRD, lalu tekan Masuk.

Jika gagal masuk, tekan Lupa Kata Sandi. Masukkan nomor telepon dan kode captcha, lalu tekan kirim. Kode OTP akan dikirim ke nomor tersebut. Setelah OTP dimasukkan, buat kata sandi baru sepanjang 8 sampai 16 karakter yang terdiri dari angka dan huruf.

Mengenal Tampilan Utama

Setelah masuk, halaman utama menampilkan informasi berikut:

Bagian	Isinya
Bagian atas	Nama karyawan dan waktu saat ini
Data pribadi	Informasi karyawan dan pengaturan akun
Lokasi dan shift	Lokasi absensi dan jadwal shift Anda
Clock in / clock out	Data absensi masuk dan pulang hari ini
Slip Gaji	Melihat slip gaji karyawan
Kehadiran Saya	Riwayat data kehadiran
Approval	Pengajuan cuti, lembur, dan penambahan absensi

Cara Absensi Online

1. Tekan tombol Clock In atau Clock Out di halaman utama.
2. Izinkan aplikasi menggunakan kamera ponsel.
3. Jika perusahaan mewajibkan pengenalan wajah, lakukan perekaman wajah terlebih dahulu.
4. Ambil foto selfie. Pastikan pencahayaan cukup dan wajah terlihat jelas. Ulangi jika wajah belum terbaca sistem.
5. Izinkan aplikasi mengetahui lokasi Anda, lalu aktifkan GPS.
6. Pastikan status lokasi menunjukkan Dalam Jangkauan.
7. Tulis catatan bila diperlukan, lalu tekan Clock In atau Clock Out.

Jika Status Lokasi Menunjukkan Di Luar Jangkauan

Ini biasanya terjadi karena GPS ponsel belum selesai mendeteksi lokasi, dan akurasi GPS juga bergantung pada koneksi internet. Tekan ulangi untuk memperbarui lokasi. Jika masih bermasalah, coba urutan berikut:

1. Restart aplikasi Smart Salary.
2. Matikan data seluler, lalu hidupkan kembali.
3. Matikan lokasi atau GPS, lalu hidupkan kembali.

Jika Absensi Tidak Tercatat

Ajukan formulir perbaikan absensi melalui menu Approval. Perlu diperhatikan bahwa waktu perbaikan absensi harus berada dalam rentang jam shift kerja atau jam istirahat. Pengajuan di luar rentang tersebut tidak dapat diterima.

Keterlambatan dan pulang lebih awal tidak dapat diperbaiki lewat formulir ini. Jika ada ketidaksesuaian data, hubungi HRD atau Payroll perusahaan Anda.

Mengajukan Cuti, Lembur, dan Tambah Absensi

Semua pengajuan dilakukan melalui menu Approval.

Pengajuan Cuti

1. Pilih jenis cuti yang diajukan.
2. Isi tanggal awal dan tanggal akhir. Jumlah hari akan terisi otomatis.
3. Tekan tambah lampiran bila ada dokumen pendukung.
4. Isi alasan pengajuan, lalu tekan kirim.
5. Informasikan ke atasan agar pengajuan segera disetujui.

Pengajuan Lembur

Isi tanggal pengajuan, jam awal, dan jam akhir. Jumlah jam lembur akan terhitung otomatis. Lengkapi keterangan lembur sebelum mengirim.

Pengajuan Tambah Absensi

Isi tanggal dan jam absensi tambahan beserta keterangannya. Menu ini dipakai ketika absensi tidak tercatat oleh sistem.

Memeriksa Status Pengajuan

Pada menu Approval, tekan Mengajukan untuk melihat status: Pending, disetujui, atau ditolak.

Pada status pending, Anda dapat melihat waktu pengajuan, nama penyetuju, dan status persetujuannya. Pengajuan hanya bisa dibatalkan selama masih dalam proses. Jika sudah disetujui oleh penyetuju terakhir, pembatalan harus melalui HRD.

Untuk Atasan yang Menyetujui

Menu Approval menampilkan tiga kelompok:

• Pending: pengajuan yang menunggu keputusan Anda, dapat disetujui atau ditolak.
• Selesai: riwayat pengajuan yang sudah disetujui atau ditolak.
• CC berhasil: pengajuan yang ditembuskan kepada Anda.

Melihat Slip Gaji

Tekan menu Slip Gaji pada halaman utama. Saat pertama kali membukanya, Anda diminta mengatur kata sandi khusus untuk slip gaji. Simpan kata sandi ini karena akan dipakai setiap kali membuka slip gaji berikutnya.

Mengubah Data Pribadi

Masuk ke Setting > Informasi Pribadi > Ubah, perbarui data, lalu tekan kirim. Data yang dapat diubah sendiri mencakup nama, jenis kelamin, email, nomor KTP, status pernikahan, pendidikan, tempat dan tanggal lahir, alamat rumah, serta nomor rekening.

Setelah mengirim, beri tahu HRD perusahaan Anda. Perubahan baru berlaku setelah disetujui HRD.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

1. Apakah Smart Salary Mobile App gratis diunduh?

Ya. Aplikasi dapat diunduh gratis dari Play Store maupun App Store. Namun akun hanya bisa dipakai jika perusahaan Anda merupakan pengguna Smart Salary dan data Anda sudah didaftarkan HRD.

2. Apakah bisa absensi tanpa GPS?

Tidak. Absensi online memerlukan lokasi aktif untuk memastikan Anda berada dalam jangkauan titik absensi yang ditentukan perusahaan.

3. Mengapa harus foto selfie saat absensi?

Fitur pengenalan wajah diaktifkan jika perusahaan Anda mewajibkannya, untuk memastikan absensi dilakukan oleh karyawan yang bersangkutan.

4. Berapa lama data absensi muncul di sistem?

Pada perusahaan yang memakai perangkat face scan terpisah, sinkronisasi data ke sistem memerlukan waktu sekitar satu jam. Jika setelah satu jam data belum muncul, hubungi admin departemen untuk pengecekan.

5. Pengajuan cuti sudah disetujui, apakah bisa dibatalkan?

Tidak melalui aplikasi. Pembatalan setelah persetujuan akhir harus melalui HRD perusahaan.

Untuk Perusahaan

Aplikasi ini merupakan bagian dari modul absensi dan kehadiran Smart Salary, yang terhubung dengan manajemen cuti, manajemen lembur, dan distribusi slip gaji. Seluruhnya berjalan dalam satu alur layanan mandiri karyawan sehingga tim HR tidak perlu lagi merekap pengajuan secara manual.

Ingin menerapkannya di perusahaan Anda? Hubungi tim kami untuk demo.