Cuti Tahunan yang Diuangkan: Apakah Bisa? Ini Aturan dan Cara Hitungnya

Punya sisa cuti tahunan tetapi belum sempat menggunakannya? Banyak karyawan bertanya-tanya apakah cuti tersebut bisa diuangkan, terutama saat mendekati akhir tahun atau ketika berencana resign. Pertanyaan serupa juga sering muncul di tim HR, khususnya ketika perusahaan harus menghitung hak karyawan yang akan mengakhiri hubungan kerja.

Cuti tahunan yang diuangkan adalah penggantian hak cuti dalam bentuk uang berdasarkan ketentuan yang berlaku. Namun, tidak semua sisa cuti otomatis dapat ditukar dengan uang. Status karyawan, masa kerja, saldo cuti yang masih berlaku, serta kebijakan perusahaan menjadi faktor penting dalam menentukan hak tersebut.

Bagi perusahaan, ketepatan perhitungan juga tidak kalah penting. Kesalahan mencatat sisa cuti atau menentukan dasar upah dapat menimbulkan perbedaan pembayaran dan memperlambat proses payroll.

Lantas, kapan cuti tahunan bisa diuangkan, bagaimana cara menghitungnya, dan apa yang perlu diperhatikan oleh karyawan maupun HR? Berikut penjelasan lengkapnya.

Apakah Cuti Tahunan yang Tidak Diambil Bisa Diuangkan?

Cuti tahunan yang tidak diambil bisa diuangkan. Akan tetapi, ketentuannya bergantung pada kondisi karyawan. Ada perbedaan antara karyawan yang masih aktif bekerja dan karyawan yang hubungan kerjanya berakhir.

1. Jika karyawan masih aktif bekerja

Perusahaan tidak secara otomatis wajib membayar uang pengganti setiap kali karyawan memiliki sisa cuti tahunan. Apabila perusahaan mengizinkan cuti diuangkan, mekanismenya perlu mengacu pada perjanjian kerja, peraturan perusahaan, perjanjian kerja bersama, atau kesepakatan yang sah.

Sebagai contoh, seorang karyawan memiliki sisa cuti sebanyak lima hari. Perusahaan dapat memiliki kebijakan yang mengizinkan sebagian saldo tersebut diuangkan, tetapi dapat pula menetapkan bahwa cuti harus digunakan atau dapat dibawa ke periode berikutnya sesuai aturan internal.

2. Jika karyawan resign atau terkena PHK

Ketentuannya berbeda ketika hubungan kerja berakhir. Pasal 40 ayat (4) Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 35 Tahun 2021 memasukkan cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur sebagai salah satu komponen uang penggantian hak.

Artinya, sisa cuti yang masih menjadi hak karyawan perlu diperhitungkan dalam penyelesaian hak ketika hubungan kerja berakhir, sesuai ketentuan yang berlaku.

Namun, bukan berarti semua saldo cuti yang pernah tercatat pasti harus dibayar. HR perlu memeriksa apakah cuti tersebut masih berlaku, belum gugur, dan benar-benar menjadi hak karyawan berdasarkan ketentuan yang relevan.

Berapa Hak Cuti Tahunan Karyawan di Indonesia?

Secara umum, Pasal 79 Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan sebagaimana telah diubah terakhir melalui Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023, mengatur hak cuti tahunan sekurang-kurangnya 12 hari kerja setelah pekerja bekerja selama 12 bulan secara terus-menerus.

Angka 12 hari tersebut merupakan batas minimum, bukan batas maksimal. Perusahaan dapat memberikan hak cuti yang lebih besar berdasarkan Perjanjian Kerja (PK), Peraturan Perusahaan (PP), atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB).

Ada satu hal yang perlu diperhatikan, yaitu hak minimum 12 hari setelah masa kerja 12 bulan tidak otomatis berarti setiap karyawan yang bekerja kurang dari setahun berhak atas jumlah cuti prorata yang sama. Pengaturan hak cuti sebelum memenuhi masa kerja tersebut perlu diperiksa berdasarkan ketentuan yang berlaku dan dokumen ketenagakerjaan perusahaan.

Begitu pula dengan saldo cuti yang dibawa ke tahun berikutnya. Ketentuan akumulasi, masa berlaku, dan pengguguran cuti perlu dilihat secara jelas di dalam peraturan perusahaan, perjanjian kerja bersama, atau perjanjian kerja, bukan diasumsikan sama di semua perusahaan.

Rumus Perhitungan Cuti Tahunan yang Diuangkan

Untuk menghitung uang pengganti cuti, perusahaan perlu menentukan jumlah cuti yang memenuhi syarat pembayaran dan nilai upah yang menjadi dasar perhitungan.

Rumus praktis yang dapat digunakan sebagai ilustrasi adalah:

Uang Pengganti Cuti = Sisa Cuti yang Dapat Dibayarkan × Upah Harian yang Berlaku

Jika metode perusahaan menggunakan upah bulanan dibagi angka pembagi tertentu, rumusnya menjadi:

Upah Harian = Upah Sebulan ÷ Angka Pembagi

Kemudian:

Uang Pengganti Cuti = Sisa Cuti × Upah Harian

Angka pembagi 21 untuk sistem lima hari kerja dan 25 untuk sistem enam hari kerja kerap digunakan dalam praktik perhitungan upah harian tertentu. Namun, angka tersebut tidak boleh dianggap sebagai rumus universal untuk setiap skema penguangan cuti. HR harus memastikan dasar perhitungan dan penerapannya sesuai ketentuan yang relevan.

Untuk simulasi, upah sebulan juga perlu ditentukan secara konsisten berdasarkan komponen upah yang berlaku. Jangan langsung menyamakan seluruh penghasilan karyawan dengan gaji pokok, karena tunjangan tetap dan tunjangan tidak tetap dapat memiliki perlakuan berbeda.

Contoh Cara Menghitung Cuti Tahunan yang Diuangkan

Agar lebih mudah dipahami, berikut simulasi perhitungan menggunakan metode upah bulanan dibagi 21 hari. Contoh ini mengasumsikan metode tersebut telah ditetapkan dan sesuai untuk kasus yang dihitung.

Misalnya, seorang karyawan akan mengakhiri hubungan kerja dengan data berikut:

Upah bulanan sebagai dasar perhitungan: Rp8.400.000.

Sistem kerja: lima hari dalam seminggu.

Sisa cuti yang sudah diverifikasi dan memenuhi syarat pembayaran: 7 hari.

Angka pembagi yang digunakan dalam simulasi: 21.

Langkah 1: Hitung upah harian

Rp8.400.000 ÷ 21 = Rp400.000 per hari

Langkah 2: Kalikan upah harian dengan sisa cuti

7 × Rp400.000 = Rp2.800.000.

Dengan asumsi tersebut, uang pengganti cuti adalah Rp2.800.000 sebelum pajak atau penyesuaian lain yang relevan.

Perlu digaris bawahi bahwa hasil ini merupakan ilustrasi, bukan jaminan bahwa semua karyawan dengan gaji dan saldo cuti yang sama akan memperoleh pembayaran identik. Dasar upah, saldo cuti yang sah, dan ketentuan yang berlaku harus diperiksa terlebih dahulu.

Bagaimana Jika Karyawan Belum Bekerja Selama 12 Bulan?

Berbicara tentang cuti diuangkan, bagaimana jika karyawan belum bekerja selama 12 bulan? Ini salah satu pertanyaan yang sering muncul, terutama dari karyawan baru yang berencana resign atau sedang menghitung hak akhirnya.

Misalnya, seorang karyawan baru bekerja selama enam bulan. Apakah ia otomatis memiliki enam hari cuti dari hak minimum 12 hari per tahun? Belum tentu. Perhitungan prorata seperti enam bulan dibagi 12 bulan dikalikan 12 hari menghasilkan enam hari secara matematis, tetapi hasil tersebut tidak otomatis menjadi hak cuti yang diwajibkan undang-undang untuk setiap karyawan yang belum bekerja 12 bulan.

Perusahaan perlu memeriksa ketentuan hak cuti dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB, serta dasar hukum yang relevan untuk kasus tersebut. Jika perusahaan memberikan hak cuti prorata atau memiliki skema cuti khusus, perhitungan saldo dan penggantiannya mengikuti ketentuan yang sah dan berlaku.

Untuk menghindari kesalahan, HR sebaiknya tidak langsung memasukkan hasil prorata ke perhitungan pembayaran akhir tanpa memverifikasi hak cuti yang benar-benar dimiliki karyawan.

Apa Saja yang Harus Diperiksa HR Sebelum Membayar Sisa Cuti?

Sebelum memproses uang pengganti cuti, tim HR dan payroll sebaiknya memeriksa beberapa hal berikut:

• Saldo cuti terakhir: Cocokkan hak cuti, cuti yang sudah digunakan, serta saldo yang masih berlaku.
• Masa berlaku cuti: Periksa apakah saldo masih menjadi hak karyawan atau telah gugur berdasarkan ketentuan yang sah.
• Status hubungan kerja: Bedakan karyawan aktif dengan karyawan yang hubungan kerjanya berakhir.
• Dasar penghitungan upah: Pastikan komponen upah dan angka pembagi yang digunakan memiliki dasar yang sesuai.
• Dokumentasi pembayaran: Simpan hasil perhitungan dan persetujuan agar dapat ditelusuri jika muncul pertanyaan atau perbedaan pendapat.

Pemeriksaan ini penting karena kesalahan saldo cuti dapat memengaruhi seluruh hasil perhitungan. Angka upah harian yang tepat sekalipun tidak akan menghasilkan pembayaran yang benar jika jumlah hari cutinya keliru.

Peran HRIS dalam Menghitung Cuti Tahunan yang Diuangkan

Menghitung sisa cuti untuk beberapa karyawan mungkin masih mudah dilakukan melalui spreadsheet. Namun, ketika jumlah karyawan bertambah dan aturan cuti berbeda antar kelompok pekerja, perhitungan cuti secara manual menjadi lebih rentan terhadap kesalahan.

Sistem Human Resource Information System (HRIS) membantu perusahaan mengelola data cuti dalam satu sistem yang lebih terstruktur. HR dapat memantau saldo cuti, melihat riwayat pengajuan, mengatur alur persetujuan, dan menghubungkan data yang telah diverifikasi dengan proses payroll.

Manfaat lainnya adalah tersedianya riwayat perubahan data yang membantu proses audit. Dengan begitu, HR dapat menelusuri dari mana angka saldo cuti berasal dan bagaimana angka tersebut digunakan dalam perhitungan pembayaran.

Meski demikian, HRIS bukan pengganti pemeriksaan hukum. Sistem harus dikonfigurasi berdasarkan kebijakan yang sah, dan hasil perhitungan tetap perlu divalidasi oleh tim yang bertanggung jawab.

FAQ Seputar Cuti Tahunan yang Diuangkan

1. Apakah cuti tahunan yang tidak digunakan otomatis hangus?

Tidak selalu. Masa berlaku sisa cuti bergantung pada ketentuan hukum dan kebijakan perusahaan yang sah. Periksa aturan akumulasi, masa berlaku, dan pengguguran saldo sebelum menyimpulkan bahwa cuti hangus atau masih dapat dibayarkan.

2. Apakah karyawan resign berhak mendapatkan uang pengganti cuti?

Cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur termasuk komponen uang penggantian hak ketika hubungan kerja berakhir, sesuai ketentuan yang berlaku. HR perlu memverifikasi saldo cuti dan dasar hak karyawan sebelum menghitung pembayaran akhir.

3. Apakah karyawan baru yang belum bekerja 12 bulan bisa mendapatkan uang cuti?

Hak tersebut tidak dapat ditentukan hanya dengan membagi masa kerja menjadi 12 bulan. Perusahaan perlu memeriksa pengaturan cuti yang berlaku, hak yang telah diperoleh, serta ketentuan hukum yang relevan. Jangan langsung menganggap perhitungan prorata otomatis berlaku bagi semua karyawan baru.

4. Bagaimana cara mengetahui jumlah uang pengganti cuti yang akan diterima?

Periksa jumlah saldo cuti yang memenuhi syarat pembayaran, dasar upah yang digunakan, serta metode perhitungan perusahaan. Setelah nilai upah harian ditentukan secara tepat, kalikan dengan jumlah hari cuti yang dapat dibayarkan. Hasil akhir dapat berbeda bergantung pada kondisi dan ketentuan yang berlaku.

Jangan Sampai Salah Hitung Hak Cuti

Menghitung cuti tahunan yang diuangkan bukan sekadar mengalikan jumlah hari dengan upah harian. Ada hak yang perlu diverifikasi, aturan yang harus dipahami, serta data yang perlu dipastikan akurat sebelum pembayaran dilakukan.

Bagi karyawan, memahami ketentuan ini membantu Anda mengetahui hak yang perlu diperiksa ketika mengajukan penguangan cuti atau mengakhiri hubungan kerja. Bagi perusahaan, pengelolaan saldo cuti yang transparan membantu mengurangi perbedaan perhitungan dan membuat proses payroll lebih tertata.

Jika perusahaan Anda masih menghadapi kendala dalam menghitung saldo cuti, menentukan uang pengganti, atau mengintegrasikan data cuti dengan payroll, hubungi tim kami untuk mendiskusikan solusi HRIS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.